Las formas para trabajar han cambiado en la actualidad, ya que los avances de la tecnología nos han permitido tener una comunicación más cercana y eficaz, por lo que las personas aprovechan las herramientas disponibles y una que destaca por su utilidad y evolución en tiempos recientes son las videoconferencias.
En un mundo tan globalizado como el de ahora, es indispensable conectarse con personas que podrían estar al otro del mundo, y más aún cuando se toman en cuenta factores laborales o económicos. Es aquí cuando se ve el potencial de estas herramientas y las posibilidades que tienen para revolucionar los negocios o los estudios, aunque no están exentas de unos cuantos detalles.
Ventajas de la videoconferencia.
Conferencia sin distancias.
Uno de los puntos más importantes que destaca en esta alternativa es la eliminación de las distancias entre las personas para mantener una reunión. El trabajo en linea prácticamente es un elemento nuevo de la era moderna, y es igual de efectivo que las labores presenciales, de modo que el personal puede tener más flexibilidad en sus tareas.
No hay costos de viaje.
Las reuniones con clientes o jefes que están en una diferente ubicación siempre implican el gasto del transporte para tener una reunión, pero gracias a las videoconferencias esta carga desaparece, por lo que a largo plazo se vuelve una opción más económica. Esto es un beneficio tanto para los empleados como las empresas, ya que sin importar quien haya asumido los gastos, ya no hay que considerar este factor en el presupuesto.
Mayor productividad.
Los flujos de trabajo y la colaboración mejoran su eficiencia, ya que se ahorra mucho tiempo en actividades diarias. No es necesario ver frente a frente al personal, ya que las transmisiones en vídeo serán en tiempo real y se pueden discutir toda clase de dudas o problemas que haya que resolver. Además, también permite que los empleados no se desgasten físicamente con viajes largos y extenuantes y se enfoquen más en su trabajo.
Expansión de mercado.
Esta alternativa también ofrece la posibilidad de entablar vínculos laborales con todo tipo de clientes alrededor del mundo, ya que se pueden cerrar tratos en la oficina de cada quien, por lo que la implementación de este sistema ofrece más competitividad y la apertura de mercados nuevos.
Repetición de reuniones previas.
Debido a la utilización del vídeo en diferentes formatos, es posible guardar las juntas que se tengan para verlas después, y así sean accesibles para el personal que no pudo asistir o simplemente para llevar un registro de lo que se dijo. Esto permite darle seguimiento de manera más fácil a los temas que se trataron y garantiza que no se deje nada de lado.
Desventajas de la videoconferencia.
Conexión inestable.
Uno de los aspectos más importantes que requieren estos sistemas es una conexión a Internet veloz y estable, ya que la transmisión suele ser muy pesada. También hay que considerar que la red se puede saturar de acuerdo al número de personas que están participando o a su ubicación geográfica, por lo que se tiene que preparar un ambiente y una conexión adecuada, lo cual a veces no todos tienen.
Equipamiento caro.
Para las empresas pequeñas que opten por esta alternativa, puede resultar igual de costoso la adquisición o el mantenimiento del equipo para una videoconferencia. Esto se debe a que se utilizan distintos aparatos para hacer que las transmisiones se vean adecuadamente, en alta calidad y con un sonido adecuado, de modo que si no se hace una buena inversión se pueden tener dificultades para entender las cosas.
Errores de software.
Si bien los programas que se utilizan para este tipo de comunicaciones están optimizados, no están exentos de errores. Las situaciones pueden variar, desde un cierre inesperado a mitad de una junta, o incluso que el vídeo no abra desde el principio. Aunque todo esto se puede prevenir, es una posibilidad latente y dependiente de factores externos, ya que en un apagón no será posible hacer nada.