La forma en la que los negocios son administrados ha cambiado con el paso del tiempo y en la actualidad, gracias a la tecnología es posible tener más eficiencia en la utilización de los recursos sin comprometer los resultados en las actividades y para este fin se utilizan sistemas como el MRP, del inglés material requirements planning.
La planificación de los materiales permite llevar el control sobre un sistema y todos sus procesos por medio de un programa preciso. Existen muchas formas de mejorar la rentabilidad de una industria, y en este caso se ofrece la posibilidad de lograr este objetivo con las cosas que ya se tiene. A primera vista puede parecer que sólo trae beneficios, pero también se generan problemas si no se implementa correctamente.
Ventajas del MRP.
Información fidedigna.
Mediante este sistema se garantiza que todos los datos que se tengan, tales como las existencias en el inventario, las compras pendientes o la producción, se conozcan rápidamente y se dé una mejor pauta para la planificación. Esto permite tener todo organizado en una sola fuente, en vez de utilizar varios documentos o diferentes sistemas, por lo que también aumenta la eficiencia.
Automatización de la producción.
Permite utilizar datos en tiempo real que facilitan el desarrollo de procesos de producción, tener inventario disponible y en buen estado, además de estar listo para las fechas de entrega. Esto permite analizar cantidades de materiales que se necesitan en estructuras de varios niveles y a una velocidad que una persona normal no podría hacer.
Mejor planificación.
Uno de sus mayores objetivos es la correcta planeación, y en este sentido, las labores de varios días se pueden reducir y optimizar. Esto permite tener un panorama más amplio a futuro, enfocándose en otro tipo de actividades que ahorren tiempo, adecuen la emisión de ordenes de compra o entrega, o simplemente se encarguen de cumplir con el servicio al cliente.
Menos error humano.
Cuando se cuenta con saldos, listas o tiempos de entrega se generan cálculos programados en los que no hay ninguna clase de error. El uso de la tecnología permite que se tenga mucha precisión en este sentido y mientras los encargados agreguen los datos correctos, los cálculos siempre serán acertados.
Reducción de inventario y costos.
Como este sistema considera mínimos, máximos y hasta una parte como reserva o seguridad en su programa, se tiene un margen donde se incluye la demanda por un periodo de lotes económicos, para saber exactamente qué es lo que se está pidiendo y en respuesta, adaptarse a las demandas del mercado. Esto permite ahorrar en los costos de producción y contribuye a la reducción del inventario, de forma que no se generan gastos innecesarios.
Eficiencia general.
Con este sistema se puede tener una base de datos única que cada departamento utilicé para trabajar en conjunto y mejorar el desempeño de una industria. En los casos por ejemplo donde haya compras pendientes, la administración ya sabe que comprar, mientras que los encargados de la producción simplemente se concentran en sus labores. Esto fortalece el trabajo al simplificar la comunicación y elimina la dependencia o los límites que cada departamento tenga para actuar por su cuenta.
Desventajas del MRP.
Más costos de adquisición.
Debido a que se enfoca más en los mínimos posibles de las existencias que se tengan, los encargos de material se realizan en cantidades pequeñas. Esto a largo plazo implica mayores costos de suministro e incluso de transporte debido a que no se tiene la capacidad para aumentar las cantidades.
Situaciones imprevistas.
Si bien es un sistema que maneja todo con eficiencia y precisión, no toma en cuenta los factores externos que pueden afectar a una industria. En este sentido, se pueden considerar escenarios como la escasez o incluso algún fenómeno meteorológico que impida que los pedidos se den en tiempo y forma. Además, aunque omite parte del error humano, no toma en cuenta los problemas que se dan en el mismo personal o en su capacidad para actuar.