Cuando se tiene una empresa o un negocio siempre se cuenta con una cantidad de productos que cumplan con la demanda de los clientes, ya sea por las expectativas de ciertas temporadas o porque se algunos antecedentes, pero sin importar cual sea el caso, algo que siempre prevalece es el uso de los inventarios.
Éstos son una herramienta que permiten hacer un seguimiento preciso de todo aquello de lo que dispone un negocio, por lo que mantienen la organización y facilitan las tareas. Existen diferentes sistemas para los gustos de cada persona y aunque se caracterizan por su eficiencia, también pueden tener inconvenientes que hay que conocer en caso de adaptarlos a cualquier negocio.
Ventajas de los inventarios.
Control de operaciones.
Esta herramienta permite tener a la mano la información pertinente sobre todos los productos que se tienen, por lo que se vuelve más sencillo delegar tareas a los departamentos, suplir adecuadamente la demanda por ciertas ocasiones o evitar que algo se acumule con el riesgo de que no se venda y se presenten perdidas.
Almacenamiento.
En muchos sectores hay tiempos donde algo simplemente no se solicita, ya sea porque en esos meses no tiene ningún uso o se trata de materias primas en exceso, pero con los inventarios se puede tener una organización de todo lo que se almacena, ya que se guardará para cuando se reanude la producción o para cuando un cliente esté interesado.
Tener cosas siempre disponibles.
Esta herramienta le permite a cualquier empresa contar siempre con lo que las personas necesiten, ya que en un lugar sin materiales para trabajar o cosas que vender, sus actividades cesaran y se darán perdidas económicas. Con esto se le evitan al cliente las molestias de no encontrar lo que busca y en menor medida, al menos se le avisa cuando estará disponible de nuevo.
Reducción de costos.
Cuando algo se ofrece en cantidades grandes suele venir con descuentos que hacen más baratos los productos y el inventario permite tener una organización de todo esto. De esta forma es posible hacer pedidos a ciertos proveedores, para reducir en un buen porcentaje el precio y tener más ganancias.
Control de la producción.
En este caso se incluyen diferentes factores, ya que puede ser desde los clientes, hasta las condiciones del mes. Hay temporadas donde la demanda de ciertos productos aumenta o donde la cosecha de alimentos se reduce y con un inventario es posible llevar un control más adecuado para saber exactamente que va a ser necesario en el futuro y así poder prepararse, preparando más presupuesto, haciendo más pedidos o trabajando más.
Desventajas de los inventarios.
Productos defectuosos.
Si bien resulta económico hacer pedidos muy grandes para aprovechar descuentos, también se corre el riesgo de recibir un lote enorme de materiales defectuosos que no servirán y que ya se habrá pagado. El detalle aquí es que como no necesariamente todo tiene defectos, es difícil darse cuenta de que piezas son las que salieron mal y a veces esto solo se sabe hasta que algún cliente se queja por esta situación.
Productos obsoletos.
Si se guarda algo por mucho tiempo se puede presentar la situación de que salga algo al mercado que haga exactamente lo mismo, pero con un mayor atractivo y funciones adicionales, de modo que todos los productos en el inventario quedarían obsoletos y las posibilidades de venderlos se reducirían, generando espacio ocupado y muchas perdidas.
Costoso mantenerlo.
En este sentido hay varios factores involucrados, ya que si la capacidad de almacenaje es reducida o llega a su máxima capacidad, se perderían ofertas en cantidad y habría perdidas por no poder adquirir más cosas. También está la posibilidad de que se continué la fabricación o se aprovechen los materiales que ya se tienen, pero como el lugar es reducido, se tendría que alquilar más espacio, lo que al largo plazo elevaría los precios.
Otro punto a considerar son las condiciones del lugar para almacenarlos, ya que por ejemplo, si se trata de cosas metálicas hay que cuidar que no se oxiden y limpiar adecuadamente el lugar o si son alimentos se tienen que mantener refrigerados y todo esto es dinero que se va acumulando poco a poco en las cuentas.
