Existen muchos empleos con tareas muy específicas a realizar, pero también hay otros que a pesar de parecer muy simples son más complicados por todo lo que implican y en este sentido, las secretarias entran en esta categoría por la importancia de su papel en los procesos de cualquier trabajo.
Si bien es un puesto bastante conocido, para mucha gente resulta algo ambiguo por el desconocimiento de las actividades que realizan. Esto puede variar de acuerdo a la empresa, pero también existen ciertos requisitos básicos que todas tienen en común y conocer todas sus características puede ser la razón para inclinarse por esta profesión.
Secretaria.
Prácticamente se trata de la persona que establece una relación entre el publico y las empresas, ya que es de los primeros elementos con los que se establece la comunicación. Son las encargadas de las tareas administrativas que garantizan un funcionamiento correcto del área de trabajo, de modo que son tanto un apoyo como una parte indispensable.
En otras palabras podrían considerarse como las anfitrionas, y como tal, tienen ciertas cualidades necesarias para ofrecer un buen servicio, porque van desde la paciencia hasta la diplomacia. Otro detalle es que en éstas a veces recae la responsabilidad de la primera impresión, por lo que su presentación es fundamental, y eso sin tomar en cuenta las demás tareas que realizan.
Funciones.
Sus deberes tienen toda una gama de especialidades, ya que van desde atender llamadas, hasta la programación de reuniones o entrevistas. En este sentido, están a cargo de la comunicación con clientes y del manejo de agendas con el fin de ahorrar tiempo a las empresas y tener una organización más eficiente.
También mantienen el orden de todos los documentos con los que trabajan en la oficina e incluso ayudan a su análisis, traducción o corrección. De esta forma también están al tanto de las situaciones que ocurren en su entorno y obtienen el conocimiento para asesorar a sus jefes o ayudarlos a tomar decisiones.
De una manera más simple recuerdan eventos importantes que se podrían olvidar por el estrés, crean documentos con cuentas, redacciones o tablas, y atienden a la gente con dudas o preguntas generales. En reuniones llevan un registro de los puntos importantes que se mencionan o directamente reciben dictados de los demás.
De igual forma, son un medio de contacto con otros servicios, porque pueden estar a cargo de la contratación de personal de reparaciones, limpieza o algo que requieran los clientes, de tal forma que se ahorre tiempo, cada quien pueda concentrarse en sus deberes y la oficina esté limpia y funcional.
Elemento indispensable.
Sabiendo todo esto, es fácil darse cuenta de que son una pieza fundamental en la estructura de cualquier compañía y que su trabajo requiere mucha dedicación porque llevan en sus espaldas muchas responsabilidades. Si bien existen otros puestos importantes, una secretaria se requiere en muchos lugares y su dinamismo las convierte en el pilar de cualquier empresa.
Perfil.
De acuerdo a esto se trata de personas con capacidad de liderazgo y una gran comunicación porque hay casos donde están al mando de grupos, poseen iniciativa propia y saben adaptarse a cualquier situación. Aunque es una profesión atribuida a mujeres, hay hombres con el mismo papel.
También destacan sus valores, donde se incluye desde la puntualidad hasta el respeto. En un mundo cada vez más conectado es normal verlas con un dominio de varios idiomas, además de conocimientos sobre muchas tecnologías nuevas y su aprovechamiento en el entorno laboral.
