Las organizaciones, sean estas empresas, instituciones educativas, gobiernos, o cualquier otra entidad, son estructuras complejas compuestas por individuos, procesos y relaciones. Como tal, hay diferentes formas de clasificar y entender estas estructuras. Un enfoque muy útil para entender cualquier organización es dividirla en dos componentes principales: formal e informal.
Las estructuras formales son aquellas que se ven, que se documentan y que se diseñan con un propósito específico en mente. Las estructuras informales, por otro lado, son aquellas que emergen naturalmente como resultado de las interacciones entre las personas dentro de la organización. Ambas son esenciales para el funcionamiento eficaz de cualquier entidad y presentan tanto ventajas como desafíos.
Organización formal.
La organización formal es la estructura oficialmente reconocida y documentada dentro de una entidad. Esta estructura incluye roles definidos, jerarquías, reglas y procedimientos establecidos. Los organigramas son una representación común de las organizaciones formales.
Está diseñada con intención y propósito. Su principal objetivo es la eficiencia. A través de la definición de roles y responsabilidades claras, se busca minimizar la redundancia y maximizar la productividad. Las jerarquías y las cadenas de mando en la organización formal facilitan la toma de decisiones y la asignación de recursos.
Sin embargo, las organizaciones formales pueden ser rígidas. La burocracia, las reglas estrictas y la rigidez en los roles pueden dificultar la adaptabilidad. En situaciones que requieren flexibilidad y creatividad, una organización formal puede ser menos eficaz.
Organización informal.
Por otro lado, aquí se tiene una red de relaciones personales y sociales que no están oficialmente reconocidas o documentadas dentro de la organización. Estas redes se forman a través de las interacciones diarias entre los miembros de la organización y pueden incluir amistades, relaciones mentor-alumno, alianzas estratégicas, etc.
Este modelo proporciona flexibilidad. No está limitada por reglas y jerarquías estrictas, lo que permite una adaptabilidad y una creatividad mucho mayores. Las relaciones informales también pueden facilitar la comunicación y la colaboración, ya que las personas a menudo se sienten más cómodas compartiendo ideas y discutiendo problemas con colegas con los que tienen una relación cercana.
No obstante, también pueden dar lugar a conflictos y malentendidos. Sin reglas y estructuras claras, puede ser difícil resolver disputas o determinar la autoridad. Además, las redes pueden dar lugar a la formación de cliques y a la política de oficina.
Interacción entre ambas ideas.
Es crucial entender que las organizaciones no existen de manera aislada, sino que interactúan de manera constante. La interacción entre estos enfoques puede ser complejo y dinámico.
En el mejor de los casos, las organizaciones de ambos tipos se complementan entre sí. Las estructuras formales proporcionan estabilidad y eficiencia, mientras que las estructuras informales proporcionan flexibilidad y creatividad. Mientras que los primeros pueden facilitar la comunicación y la cooperación dentro de la estructura, y a la inversa, las reglas y procedimientos pueden dar forma a las relaciones más flexibles.
Por otro lado, es normal que este tipo de filosofías también puedan entrar en conflicto. Las reglas y jerarquías formales pueden ser vistas como restrictivas por aquellos que valoran la flexibilidad de las relaciones profesionales entre los miembros del equipo. Del mismo modo, las redes informales pueden ser vistas como una amenaza a la autoridad formal.
Manejo de la organización.
El desafío para los líderes y gerentes es cómo manejar ambas estructuras sin que interfieran entre si, o sin que se aparten demasiado una de la otra. La gestión efectiva requiere un delicado equilibrio.
Los líderes deben reconocer y valorar ambas formas de organización. Deben diseñar y mantener estructuras que proporcionen claridad y eficiencia, mientras permiten y fomentan las redes que permiten la flexibilidad y la creatividad. Deben ser capaces de navegar y mediar en conflictos entre las estructuras formales e informales, y de utilizar las fuerzas de ambas para el beneficio de la organización.
La gestión efectiva entonces también requiere un entendimiento profundo de la cultura organizacional. La cultura puede ser vista como el «pegamento» que une las estructuras formales e informales. Los líderes deben ser capaces de moldear y dirigir la cultura de la organización para facilitar la cooperación y la sinergia entre las gestiones y las variables que pueden presentar.
El arte de equilibrar dos enfoques.
La danza entre estas ideas es un arte delicado. Ambas son esenciales para la salud y la eficacia de cualquier organización. Como en una sinfonía, el equilibrio y la armonía entre las diferentes partes son clave. El reto, por tanto, para cualquier líder es orquestar esa sinfonía, permitiendo que la organización formal proporcione la estructura y la eficiencia necesarias, mientras que la organización informal aporte la flexibilidad y la creatividad que permitan a la organización adaptarse y prosperar en un mundo en constante cambio.
La organización, en su verdadero esplendor, es una maravillosa sinfonía de lo formal y lo informal. Es el arte de equilibrar reglas y relaciones, estructura y flexibilidad, estabilidad y cambio. Y al final del día, es esta danza, este equilibrio, lo que define y da forma a la identidad única de cada organización.
