En cualquier tipo de organización siempre existe una estructura bien definida que permite llevar a cabo los procesos o tareas eficientemente para cumplir ciertos objetivos, considerando aspectos que van desde el uso de instalaciones hasta el aprovechamiento del recurso humano, y todo esto se puede englobar en la administración.
Hay muchas carreras con un fin muy específico, pero en este caso se tiene a gente trabajando como la cabeza de instituciones gigantescas o hasta de grupos pequeños, pero siempre sacando lo mejor de cada parte. Por esta razón existen funciones básicas en esta rama de estudio que pueden facilitar el manejo del talento en cualquier área, de modo que conocerlas nos puede permitir trabajar mejor.
Administración.
La administración se encarga de la gestión de recursos y personal en una empresa o negocio para alcanzar ciertas metas y objetivos, por medio de la toma de decisiones, el análisis de éstas con la aplicación de un conjunto de normas y principios de una organización. Cada lugar cuenta con su propio capital y talento, y lo que se busca es obtener el mayor potencial de todo.
Es un área que suele enfocarse en cuestiones financieras o de recurso humanos, ya que es donde se tienen los principales elementos para el funcionamiento de una corporación. Aún así, se pueden abarcar muchos campos porque prácticamente funciona en cualquier estructura social con una mínima organización o estructura.
Funciones.
En general, se pueden dividir en cuatro tareas principales que sirven para lograr resultados y realizar todas las actividades requeridas.
Planificación.
Es aquí donde comienzan todos los procesos en una organización para conseguir soluciones de una buena forma, ya sea económicamente, cuidando la calidad o apegada a ciertos criterios, pero siempre tratando de conseguir los resultados. En este caso es donde se asignan los recursos con los que se cuenta, los cuales pueden ser humanos, tecnológicos o hasta financieros, y de los que se pueden crear líneas de trabajo a seguir.
Se trata de un proceso sistemático que se suele utilizar en distintas etapas, ya que primero hay que saber cuáles son las actividades que se van a realizar, después se continuará con la delegación de responsabilidades o fondos, para finalmente trazar una estrategia en la que cada grupo trabaje por su cuenta pero a su vez en conjunto, como parte de una estructura más grande.
Organización.
Se puede considerar como la parte práctica, porque es cuando todos los planes se llevan a cabo con ciertos fines. En este sentido, se delegan tareas de acuerdo a las capacidades de cada persona, con tal de mejorar la eficiencia y en general, el trabajo. El conocimiento de la estructura donde se trabaja es fundamental para saber cómo aprovechar el talento del personal que se tiene.
Dirección.
Esto hace referencia la guía que suelen tener los grupos para cumplir las metas propuestas. Normalmente suele tomar la forma del líder que marca el camino y es el responsable de instruir, motivar y garantizar que los equipos funcionen correctamente. Es en esta parte donde las decisiones toman mucha relevancia, pero también la comunicación porque hay que saber transmitir ideas y crear una buena unión entre todos.
Control.
Las bases de este punto establecen que las acciones que realice el personal o los procesos que se lleven a cabo deben estar en línea con las reglas y los valores de una empresa. En este sentido, es donde se puede conseguir información para mejorar, ya que si por ejemplo, se establece un estándar de calidad, se puede trabajar para alcanzarlo analizando qué es lo que específicamente se tiene que mejorar.
Como su nombre lo indica, se tiene control con el fin de que todo suceda tal y como se espera. Por esta razón es que se suele mencionar al final, ya que las funciones anteriores tienen que pasar primero para saber si todo sucede de acuerdo a las expectativas iniciales. Involucra tanto procedimientos cualitativos como cuantitativos, porque trata auditorias, evaluaciones, desempeño o hasta presupuestos.
Más complejo de lo que parece.
A pesar de que se tienen estos puntos principales, la administración va más allá, porque involucran las cualidades para ser un líder, saber tomar decisiones o hasta la organización social en diferentes entornos. En cada una de las funciones la información es la mejor herramienta con la que se cuenta, porque facilita cada parte y permite tanto la retroalimentación como el crecimiento.
