Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) integra todos los procesos que se pueden llevar a cabo en una compañía en un software por lo que a simple vista parece una opción viable para mejorar la eficiencia de cualquier lugar pero también hay que considerar que esto no es para todos y que su implementación puede costar algo más que simple esfuerzo.
Antes de implementarlo debe haber un proceso de preparación considerando el tamaño de la compañía, los procesos a llevar a cabo, los recursos disponibles, etc. Durante este periodo vale la pena analizar los puntos positivos y negativos que traerá el sistema ERP y así estar listos cuando ya esté implementado.
Ventajas del sistema ERP.
Integración. La ventaja más notable sin duda es la capacidad de integrar en una sola aplicación o programa las distintas secciones de una empresa. También se ahorra el utilizar diferentes plataformas para cada departamento porque todas las áreas se juntan en una sola aplicación.
Visibilidad. Se tiene una visión clara de todos los procesos en una empresa listos para analizarse y así, tomar las mejores decisiones de como actuar, todo esto en tiempo real. Si más personal tiene acceso a los datos, con la colaboración de cada quien las tareas pendientes se pueden asignar más fácilmente teniendo como resultado una mayor eficacia.
Reducción de costos. Una vez que el sistema ERP se ha implementado se podrá notar que los costos en ciertas áreas se reducen porque el programa simplifica en un solo lugar las tareas de varios departamentos.
Personalización. El sistema ERP se puede adaptar a distintos modelos de empresas por lo que cada quien puede pedir los módulos que más le convengan.
Disponibilidad. Cuando la configuración se esté realizando se puede optar por permitir el acceso a la plataforma desde varios dispositivos y así trabajar desde el hogar con la computadora personal o incluso desde un celular.
Planeación. La información disponible es muy precisa y el hecho de estar en tiempo real permite que los encargados tomen decisiones a futuro más acertadas.
Eficiencia. Se realizan trabajos de una manera más fluida y eficiente porque se puede acceder a la plataforma en cualquier momento y el personal verá que sus actividades requieren menos tiempo y esfuerzo.
Desventajas del sistema ERP.
Costo inicial. Uno de los mayores problemas es el costo de la implementación del programa ya que el software requiere de equipo nuevo, se necesita capacitación para utilizar la plataforma y además se tiene que ajustar a las necesidades de la empresa. Esto puede resultar contraproducente porque el sistema ERP no puede ser lo que se esperaba y al final no habría beneficios y solo quedarían los números rojos.
Capacitación. Preparar al personal para trabajar con un sistema ERP es un proceso largo y exhaustivo porque aunque el programa, si bien no es difícil, requiere de tiempo para usarlo correctamente.
Tiempo. Implementar adecuadamente esto puede llevar muchos meses y si la empresa y sus departamentos correspondientes son muy grandes se puede llevar más tiempo. Además, personalizar la aplicación de acuerdo a las necesidades de cada quien también es un proceso largo y en caso de que haya actualizaciones, éstas tardaran más si la compañía es grande.
Vulnerabilidad. Esto no deja de ser un programa que está expuesto a los problemas comunes de la tecnología y en este caso si no hay seguridad, se puede comprometer la información de la empresa. Es vulnerable a infecciones de programas maliciosos, perdida de contraseñas y el hecho de que más personas tengan acceso al software también debilita la seguridad porque si éstos no tienen precaución, sus equipos personales pueden comprometer todo el trabajo.
