La maquinaria de la economía moderna gira en torno a la producción y distribución de bienes y servicios. En el corazón de este proceso se encuentra la gestión de inventarios, que es esencial para el funcionamiento eficiente de cualquier empresa.
Esta herramienta, uno de los métodos de gestión más utilizados, es un proceso dinámico que registra las transacciones de productos en tiempo real. Este sistema es un espejo transparente que refleja el estado actual del inventario, proporcionando una imagen precisa en cualquier momento.
Ventajas del sistema de inventarios perpetuos
Actualización constante
Esta herramienta siempre está actualizada. Con cada compra o venta, el sistema ajusta automáticamente el nivel de inventario. Esto elimina la necesidad de recuentos físicos frecuentes y reduce el riesgo de errores humanos. En un mundo cada vez más digitalizado, la capacidad de mantener registros precisos y actualizados es de vital importancia para la gestión eficiente de una empresa.
Información oportuna
Proporciona información oportuna que puede ser esencial para la toma de decisiones. Al tener una visión clara del inventario en tiempo real, los gerentes pueden tomar decisiones informadas sobre la producción, las ventas y las compras. Esta visibilidad instantánea puede ser un activo valioso en un entorno empresarial competitivo y en rápida evolución.
Mayor control
Otra ventaja es que proporciona un mayor control sobre el inventario. Al conocer el nivel exacto de producto en cualquier momento, las empresas pueden minimizar el exceso y evitar el agotamiento de stock. Este control minucioso puede ayudar a las empresas a optimizar sus operaciones y maximizar sus ganancias.
Actualizaciones en tiempo real
Un sistema de inventario perpetuo registra cambios en los niveles de stock en tiempo real tan pronto como la empresa compra y también cuando vende alguna parte del mismo. Este seguimiento continuo permite a la empresa identificar los elementos que se están agotando en el momento adecuado. Por lo tanto, una empresa puede responder a tiempo, evitando la pérdida de clientes debido a la falta de stock.
Gestión de múltiples ubicaciones
Permite a una empresa grande que opera en múltiples ubicaciones operar con facilidad. Sin éste, puede ser difícil rastrear los niveles de inventario de todas las tiendas o puntos de venta en distintas ubicaciones. Con un recuento en tiempo real del inventario de todas las ubicaciones, se facilita la tarea de determinar el requerimiento total y hacer el pedido correspondiente.
Pronósticos más informados
También permite entender los patrones de compra de los clientes. Como esta herramienta se actualiza constantemente, la empresa puede identificar picos de demanda en determinados momentos del día o condiciones que generan mayor demanda para un producto en particular. Con esta información, la empresa puede diseñar su cadena de suministro en torno a los hábitos de compra de sus clientes.
Desventajas del sistema de inventarios perpetuos
Costos elevados
A pesar de sus ventajas, el sistema de inventarios perpetuos no está exento de desafíos. La implementación de este sistema puede ser costosa. Los sistemas informáticos necesarios para soportar la actualización constante del producto pueden ser caros de adquirir y mantener. Además, la formación del personal para utilizar estos sistemas puede suponer un coste adicional.
Dependencia tecnológica
La dependencia de la tecnología también puede ser una desventaja. Si el sistema informático falla o si hay una interrupción en la conexión a internet, la empresa puede quedarse sin la capacidad de gestionar su inventario. Esta dependencia puede hacer a la empresa vulnerable a problemas tecnológicos que están fuera de su control.
Técnica costosa
La tecnología necesaria para que el sistema funcione (códigos de barras, escáner, software de computadora, etc.) puede representar un gran gasto. Además, la actualización del sistema existente para acomodar el nuevo también puede incrementar los gastos.
La capacitación de los empleados o la incorporación de nuevos para trabajar en el sistema es otro gasto. Por lo tanto, este sistema no se recomienda para una pequeña empresa con márgenes bajos.
Pérdidas y deterioros no contabilizados
Usa compras y ventas para actualizar los niveles de inventario. Si algunos artículos se rompen o se estropean después de comprarlos y almacenarlos, no serán detectados por la administración a menos que se realice un recuento físico.
Pero un recuento físico no es parte de éste. Así, hasta que se realice un «recuento físico voluntario», la gerencia contará las partes rotas como inventario. Lo mismo ocurre con los robos. Por lo tanto, existe la posibilidad de error en este sistema.
Orden y control al alcance.
Las empresas de mayor tamaño o con múltiples ubicaciones pueden beneficiarse enormemente de un sistema de inventario perpetuo, especialmente si manejan una gran cantidad de productos o si los niveles de producto cambian con frecuencia. Sin embargo, para las empresas más pequeñas o aquellas con márgenes bajos, los costos asociados con la implementación de este tipo de estructuras pueden ser prohibitivas.
Además, empresas que manejan productos con una alta tasa de deterioro o rotura pueden encontrar que una tecnología como esta no es la mejor opción, ya que estos sistemas a menudo no tienen en cuenta estas pérdidas hasta que se realiza un recuento físico.
