
Los archivos son parte fundamental de la vida cotidiana, están presentes en todas las actividades que realizamos a diario. Un archivo vertical no es la excepción. A pesar de ser uno de los elementos más importantes en una oficina, muchas veces se le resta importancia, olvidando que su correcta organización puede determinar el éxito o fracaso de una empresa.
En la actualidad, el mundo moderno nos obliga a ser eficientes y eficaces en todo momento. En tal sentido, el archivo vertical se convierte en una herramienta poderosa para el manejo efectivo de la información. Es importante conocer qué es, cómo funciona y para qué sirve dicha herramienta.
Introducción al archivo vertical.
Es un formato de archivo comúnmente utilizado en oficinas y empresas para almacenar documentos importantes. La característica principal de éste es que los documentos se almacenan en una posición vertical dentro de un armario especialmente diseñado para tal fin.
Esta forma de almacenamiento permite una organización más eficiente y fácil acceso a los documentos. Al tener los documentos ordenados en un armario, se evita la típica búsqueda de papeles en cajas o estantes, lo que resulta en una pérdida de tiempo y energía.
Aunque son un elemento físico muy representativo de la época antes del Internet, siguen siendo importantes para el flujo de trabajo de cualquier lugar. Si bien la digitalización ha avanzado, se siguen necesitando documentos en físico para hacer tramites, tener constancias o más variedad de actividades y en este aspecto, el almacenamiento de papeles importantes siempre será una prioridad para cualquier empresa.
Tipos.
Existen diferentes tipos según la naturaleza de los documentos que se deseen archivar. A continuación, se describen algunos de los tipos más comunes:
Carpetas colgantes.
Es el más utilizado en las oficinas. Consiste en carpetas colgantes que se colocan en un armario especialmente diseñado. Cada carpeta puede contener uno o varios documentos, pero siempre están ordenados de manera clara y precisa para un rápido acceso.
Estanterías.
Se suele utilizar para almacenar documentos de mayor tamaño como planos, mapas o libros. En este caso, los documentos se colocan en estanterías en posición vertical, lo que permite un fácil acceso y una organización más clara.
Cajones.
Se utilizan para almacenar documentos que necesitan ser protegidos de la pérdida, robo o daño. Los cajones suelen estar cerrados con llave y fabricados con materiales seguros y resistentes, lo que garantiza la protección de los documentos.
Ventajas del archivo vertical.
Ofrece numerosas ventajas para las empresas y oficinas que deciden implementarlo como parte de su sistema de gestión de documentos.
Ahorro de espacio.
Permite un mayor aprovechamiento del espacio disponible. Se pueden almacenar más documentos en un espacio reducido, lo que reduce la necesidad de tener más estantes, cajas y otros elementos de almacenamiento.
Fácil acceso a los documentos.
Permiten un acceso más rápido y fácil a los documentos almacenados. Al tener los documentos ordenados en un armario, los usuarios pueden buscarlos y encontrarlos mucho más rápido, lo que reduce el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos y aumenta la eficiencia en el trabajo.
Mayor seguridad.
Algunos tipos están diseñados para garantizar la seguridad de los documentos. Los cajones con cerraduras están diseñados para proteger los documentos de la pérdida, el robo o el daño.
Organización clara.
Se puede una organización más clara y precisa de los documentos. Al tener los documentos clasificados en carpetas o estantes, se puede acceder a ellos de manera más ordenada y eficiente, lo que reduce el tiempo y la energía dedicados a la búsqueda de documentos.
Mejora de la imagen de la empresa.
Su aplicación puede mejorar la imagen de la empresa. Al tener un sistema de gestión de documentos más organizado y eficiente, los clientes y proveedores tendrán una impresión más positiva de la empresa, lo que puede mejorar la relación con ellos.
¿Cómo organizar un archivo vertical?
Organizar un archivo vertical requiere de una serie de pasos específicos.
Identificar las categorías y subcategorías de documentos.
El primer paso en la organización es identificar las categorías y subcategorías de documentos. Esto permite clasificar los documentos de manera clara y precisa y ubicarlos en la carpeta correcta. De esta forma, cuando se requieran, solo hay que guiarse por algunas etiquetas marcadas a la vista.
Es importante definir un sistema de numeración o alfabético para los documentos archivados. Esto permite una búsqueda rápida y eficiente de los documentos.
Elegir el tipo de archivo vertical.
Es importante saber cual opción mejor se adapta a las necesidades de la empresa o la oficina. Se deben tener en cuenta factores como el espacio disponible, la cantidad de documentos a archivar y el nivel de seguridad requerido.
Capacitar a los usuarios.
Se deben capacitar a los usuarios en el uso de esta herramienta para garantizar un uso correcto y eficiente del sistema de gestión de documentos. Si bien no es un elemento muy complejo, si puede generar confusión si no se entiende su organización, por lo que es importante saber dónde se encuentra cada cosa y además, es importante para no desordenarlo después.
Acceso a la información.
Como vemos, el archivo vertical es una herramienta poderosa para el manejo eficiente de la información física en una empresa u oficina. Permite una organización más clara y preciso de los documentos, lo que aumenta la eficiencia y mejora la imagen de la empresa.
Sin embargo, es importante recordar que no es la solución mágica a todos los problemas de manejo de documentos. Su éxito depende de la correcta implementación y uso por parte de los empleados. Aun así, no deja de ser interesante como en una época donde la tecnología y la innovación avanzan muy rápido, se siguen manejando este tipo de herramientas en los trabajos.