En la actualidad es muy común utilizar metodologías de trabajo que se inventaron en otras áreas sin relación, pero que ayudan a la organización. En este sentido, cuando se está trabajando en un proyecto, se requiere de una planeación adecuada y de una perspectiva de todo el proceso, lo cual lo ofrece el sistema PERT.
Este método recibe su nombre del inglés, project evaluation review technique, y de pasar a ser utilizado por la marina estadounidense, fue adoptado en campos de gestión y administración. Se puede aplicar a cualquier área que requiera saber los pasos para llevar a cabo un plan y cuánto tardará realizarlo, por lo que tiene muchos beneficios, pero tampoco está exento de ciertas debilidades.
Ventajas del pert.
Análisis de actividades.
Una de las características principales de estos diagramas es que muestran la posibilidad de que una idea sea terminada, tomando en cuenta factores como el tiempo o el capital invertido. Esto permite tener una representación visual práctica que permite una evaluación rápida, deja ver en qué etapa está el trabajo o incluso que acciones se pueden hacer para mejorar, de modo que se tiene una gestión más sencilla.
Predicción.
Esta herramienta también permite evaluar los posibles resultados que puede tener un proyecto, o los inconvenientes que se presentarían por el camino. La información que ofrece tiene que ver con los costos mínimos necesarios, el resultado, la forma de trabajar y hasta la incertidumbre, de modo que al final se conoce cuales son las prioridades y se elige la mejor alternativa.
Camino crítico.
Este término se utiliza para describir las actividades que no pueden ser retrasadas debido a su importancia o su relación con otros aspectos relevantes en el esquema. En este sentido, una de las mejores características del pert, es que muestra dicho camino de una forma muy clara, lo cual permite administrar las funciones de una forma más eficiente.
Esto hace más fácil saber si es conveniente distribuir los recursos de otras tareas para el camino crítico, analizar los tiempos que llevará cumplir con esta porción del trabajo o enfocar el esfuerzo de la mayoría del personal a esta labor importante para que no haya retrasos.
Mejor planeación y toma de decisiones.
Uno de sus mayores beneficios es que permite reunir en un solo lugar los datos de diferentes departamentos de una industria, por lo que se vuelve más sencillo planear los siguientes pasos y por ende, tomar decisiones. De esta forma prácticamente se puede ser la cabeza que dirige las acciones y permite que éstas se coordinen de una forma más adecuada.
Desventajas del pert.
Veracidad de la información.
Como se trata de un sistema que divide todo un proyecto en partes o actividades diferentes, se requiere ser muy preciso para establecer todas las rutas a tomar. En este sentido, si se trata de un plan muy grande o complejo, se puede volver más complicado entender cómo dividir las cosas adecuadamente, lo cual en el peor de los casos puede resultar en un diagrama que no ofrezca datos certeros.
Labor intensiva y larga.
Este sistema requiere un análisis muy profundo de todas las tareas que se van a realizar de principio a fin, por lo que al menos se debe tener una idea general de todo el proceso. Esto también implica la participación de una gran cantidad de trabajadores involucrados en sus respectivos departamentos. Esto puede significar una gran inversión de capital y tiempo, que puede ser difícil de financiar para algunas empresas.
Naturaleza subjetiva.
En la construcción del diagrama, se suele utilizar la información que se tiene a la mano y lo que se recaba de técnicos, ingenieros o profesionales del área, pero esto puede estar sujeto a sus opiniones y no a un análisis critico. Además, como las labores requieren ser colocadas en cierta secuencia, el orden de éstas también puede verse desde una perspectiva subjetiva. Todo esto generaría la recolección de datos imprecisos que solamente reflejarían el sentir de la gente que creó el pert, pero no las necesidades actuales del proyecto.
Ignorar tareas pequeñas.
Uno de los puntos fuertes de esta metodología es el enfoque que se le da al camino crítico y la necesidad de responder antes a cualquier problema que éste pueda presentar. Aún así, es posible que esto provoque que se ignoren actividades más pequeñas, que si bien no son tan relevantes, al momento de acumularse pueden crear una situación perjudicial en todo el proceso.
